الشعب والوحدات التخصصية / المهام والواجبات
شعبة الدراسات الصباحية :
اشارة الى الامر الجامعي 15544 في 16/5/2010 الذي جرى بموجبه تغيير تسمية شعبة التسجيل والقبول الى شعبة الدراسات الصباحية وتشمل على وحدتين :
الواجبات :
* متابعة تطبيق التعليمات والضوابط وتوجيهات الوزارة ورئاسة الجامعة بشأن القبول والنقل والاستضافة .. الخ .
* تنفيذ الاوامر والتوجيهات الصادرة من الوزارة والجامعة بشأن شؤون الطلبة .
* الاجابة على المخاطبات الرسمية الواردة من الوزارة والجامعة والكليات بشأن الطلبة .
* متابعة تنفيذ القبول المركزي والمباشر والقنوات الاخرى الصادرة عن الوزارة .
* متابعة اصدار الاوامر الادارية الخاصة بقبول الطلبة في الدراسات الاولية / الصباحية فضلاً عن الاوامر الخاصة بطلبة المراحل الاخرى .
* اصدار الاوامر الجامعية الخاصة بالنقل والاستضافة .
* متابعة تطبيق الاجراءات بصدد الطلبة الوافدين .
* تقديم المقترحات الخاصة بشؤون طلبة الدراسات الصباحية .
* المشاركة في اللجان التدقيقية والتحقيقية الخاصة بشؤون الطلبة .
* تطوير قدرات الموظفين لاسيما التي تقترحها الجامعة او القسم من خلال مشاركة منتسبي القسم في الدورات التدريبية والتطويرية وحضور الاجتماعات الرسمية الخاصة بالقسم والجامعة .
شعبة الدراسات المسائية :
اشارة الى الامر الجامعي 15544 في 16/5/2010 الذي جرى بموجبه تغيير تسمية شعبة التدريب الصيفي الى شعبة الدراسات المسائية وتشمل على ثلاثة وحدات :
الواجبات :
* متابعة تطبيق التعليمات والضوابط وتوجيهات الوزارة ورئاسة الجامعة بشأن القبول والنقل والاستضافة .. الخ .
* تنفيذ الاوامر والتوجيهات الصادرة من الوزارة والجامعة بشأن شؤون الطلبة .
* الاجابة على المخاطبات الرسمية الواردة من الوزارة والجامعة والكليات بشأن الطلبة .
* متابعة تنفيذ القبول في الدراسة المسائية ( القناة العامة , قناة ذوي الشهداء , قناة اصحاب الشهادات المعادلة , .. الخ )
* متابعة اصدار الاوامر الادارية الخاصة بقبول الطلبة في الدراسات الاولية / المسائية فضلاً عن الاوامر الخاصة بطلبة المراحل الاخرى .
* اصدار الاوامر الجامعية الخاصة بالنقل والاستضافة .
* متابعة تطبيق الاجراءات بصدد الطلبة الوافدين .
* تقديم المقترحات الخاصة بشؤون طلبة الدراسات المسائية .
* المشاركة في اللجان التدقيقية والتحقيقية الخاصة بشؤون الطلبة .
* تطوير قدرات الموظفين لاسيما التي تقترحها الجامعة او القسم من خلال مشاركة منتسبي القسم في الدورات التدريبية والتطويرية وحضور الاجتماعات الرسمية الخاصة بالقسم والجامعة .
* تدقيق بيانات الطلبة المرشحين للقبول ضمن قنوات القبول العامة وقناة ذوي الشهداء واصحاب الشهادات المعادلة ووفق الضوابط .
* متابعة اصدار الاوامر الجامعية للمقبولين ضمن قنوات القبول .
* متابعة تنفيذ القبول في الدراسة المسائية (10% الاوائل على المعاهد , قناة اصحاب الشهادات المعادلة , .. الخ ) الصادرة من الوزارة .
شعبة التصديقات :
اشارة الى الامر الجامعي 15544 في 16/5/2010 المتضمن تغير تسمية شعبة تصديق الوثائق والشهادات الى شعبة تصديق الوثائق ويشمل على وحدتين :
الواجبات :
* متابعة تطبيق التعليمات والضوابط وتوجيهات الوزارة ورئاسة الجامعة في مجال شؤون الخريجين .
* تنفيذ الاوامر والتوجيهات الصادرة من الوزارة والجامعة بشأن شؤون الطلبة .
* الاجابة على المخاطبات الرسمية الواردة من الوزارة والجامعة والكليات بشأن الطلبة .
* المشاركة في الجان التدقيقية والتحقيقية في مجال شؤون الطلبة .
* إصدار أوامر الجامعية الخاصة بخريجي من كليات الجامعة في ضوء الأوامر الإدارية الصادرة من الكليات .
* تصديق وثائق الخريجين وخلاصة الخدمة والترقيات العلمية للتدريسين .
* تزويد وزارة الصحة سنويا بنسح من الاوامر الجامعية الخاصة بخريجي المجموعة الطبية .
* اعداد المقترحات في مجال تصميم الشهادات والوثائق الجامعية .
* المشاركة في اللجان التدقيقية والتحقيقية الخاصة بشؤون الطلبة .
* تطوير قدرات الموظفين لاسيما التي تقترحها الجامعة او القسم من خلال مشاركة منتسبي القسم في الدورات التدريبية والتطويرية وحضور الاجتماعات الرسمية الخاصة بالقسم والجامعة .
* إصدار الاوامر الجامعية الخاصة بخريجي كليات الجامعة في ضوء الأوامر الإدارية الصادرة من الكليات .
* تدقيق تصديق الوثائق والشهادات لخريجي كليات الجامعة للدراستين الاولية والعليا وكذلك تصديق الترقيات العلمية للاساتذة وخلاصة خدمتهم ووثائق الطلبة المرقنة قيودهم .
* ارسال قوائم اسماء خريجي كليات الجامعة الى الموقع الالكتروني للجامعة الواردة من الكليات لغرض نشرها .
* متابعة تطبيق التعليمات والضوابط الخاصة بالخريجين فضلا عن ضوابط التدريب الصيفي للطلبة في كليات الجامعة .
* تدقيق الوثائق المراد تصديقها في ضوء قواعد البيانات المرسلة من الكليات .
* متابعة تصديق وثائق الخريجين وخلاصة الخدمة والترقيات العلمية للتدريسين .
* متابعة المقترحات في مجال تصميم الشهادات والوثائق الجامعية .
شعبة تدقيق الوثائق :
اشارة الى الامر الجامعي 15778 في 18/5/2011 الذي جرى بموجبه استحداث شعبة تدقيق الوثائق ويشمل على وحدتين :
الواجبات :
* متابعة تطبيق التعليمات والضوابط وتوجيهات الوزارة ورئاسة الجامعة في مجال تدقيق سلامة القبول والتخرج .
* تنفيذ الاوامر والتوجيهات الصادرة من الوزارة والجامعة بشأن تدقيق وثائق الطبة المقبولين والخريجين .
* الاجابة على المخاطبات الرسمية الواردة من الوزارة والملحقيات الثقافية والوزارات والمؤسسات الرسمية وغير الرسمية الاخرى فضلا عن الكليات بشأن تدقيق الوثائق .
* متابعة الكليات في تنفيذ استكمال ملفات الطلبة المقبولين .
* متابعة المخاطبات التي ترد من داخل وخارج العراق في مجال تدقيق الوثائق .
* اعلام الوزارة / مكتب المفتش العام ودائرة الدراسات والتخطيط والمتابعة بحالات تزوير الوثائق الدراسية التي يتم اكتشافها من قبل الكليات .
* المشاركة في الجان التدقيقية والتحقيقية في مجال شؤون الطلبة .
* اعداد قاعدة بيانات بحالات التزوير , وارشفة الاوليات الكترونياً .
* المشاركة في اللجان التدقيقية والتحقيقية الخاصة بشؤون الطلبة .
* تطوير قدرات الموظفين لاسيما التي تقترحها الجامعة او القسم من خلال مشاركة منتسبي القسم في الدورات التدريبية والتطويرية وحضور الاجتماعات الرسمية الخاصة بالقسم والجامعة .
* متابعة تدقيق صحة صدور وثائق القبول للطلبة المقبولين في كليات الجامعة بالتنسيق مع مديرات التربية والملحقيات .
* اعلام والوزارة / مكتب المفتش العام ودائرة الدراسات والتخطيط بحالات التزوير المكتشفة .
* تنفيذ المخاطبات التي ترد من داخل وخارج العراق في مجال تدقيق الوثائق المقبولين .
وحدة صحة الصدور / المهام :
* متابعة تدقيق صحة صدور وثائق خريجي الجامعة العاملين في الوزارات المؤسسات الحكومية وغير الحكومية وكذلك الواردة من الملحقيات والمؤسسات التعليمية بالتنسيق مع كليات الجامعة .
* اعلام الوزارة / مكتب المفتش العام ودائرة الدراسات والتخطيط بحالات التزوير المكتشفة .
* تنفيذ المخاطبات التي ترد من داخل وخارج العراق في مجال تدقيق الوثائق المتخرجين .
شعبة الدراسات والتخطيط والمتابعة:
اشارة الى الامر الجامعي 15544 في 16/5/2010 الذي جرى بموجبه استحداث شعبة الدراسات والتخطيط والمتابعة ويشمل على وحدتين :
الوجبات :
* متابعة تطبيق التعليمات والضوابط وتوجيهات الوزارة ورئاسة الجامعة بشأن القبول والنقل والاستضافة .. الخ .
* تنفيذ الاوامر والتوجيهات الصادرة من الوزارة والجامعة بشأن شؤون الطلبة .
* الاجابة على المخاطبات الرسمية الواردة من الوزارة والجامعة والكليات بشأن الطلبة .
* اعداد الدراسات بصدد التعليمات الامتحانية فضلا عن خطط القبول المقترحة من كليات الجامعة وتقديم المقترحات بصددها .
* مسؤولية توحيد اسماء الطلبة الثلاثة الاوائل المتخرجين من كليات جامعتنا وللدراستين الصباحية والمسائية ( كلا على حدا) وعرضها على وزارة التعليم العالي والبحث العلمي / جهاز الاشراف والتقويم العلمي وجهات اخرى لاغراض التكريم .
* تدقيق استمارات المتقدمين على قناة المتميزين المرشحين من منتسبي كليات واقسام ومراكز الجامعة وفق الضوابط
* تفعيل الارقام الامتحانية الكترونيا للمتقدمين ضمن ( تعديل الترشيح , قناة التعليم الحكومي الخاص الصباحي , نقل ابناء الاساتذة , تايدات هيئة التقاعد للطلبة المستمرين , … الخ ) ضمن الضوابط والتعليمات .
* متابعة ما يتصل بمشاركة الجامعة في الملتقيات الطلابية التي ينظمها المجلس العربي لتدريب طلاب الجامعات العراقية .
* تنظيم الاجتماعات وورش العمل التي ينفذها قسم شؤون الطلبة في مجالات التسجيل واللجان الامتحانية .
* اعداد قواعد البيانات الخاصة بالطلبة والخريجين بالتنسيق مع الكليات .
* المشاركة في اللجان التدقيقية والتحقيقية الخاصة بشؤون الطلبة .
* تطوير قدرات الموظفين لاسيما التي تقترحها الجامعة او القسم من خلال مشاركة منتسبي القسم في الدورات التدريبية والتطويرية وحضور الاجتماعات الرسمية الخاصة بالقسم والجامعة .
وحدة قاعدة بيانات /المهام :
* متابعة قواعد البيانات الخاصة بالطلبة والخريجين بالتنسيق مع الكليات .
* تدقيق بيانات الطلبة المقبولين والخريجين .
* التنسيق مع شعب القسم في مجال بيانات الطلبة والخريجين .
* متابعة بيانات الاحصاء الجامعي لمنتسبي قسم شؤون الطلبة والتصديقات وتحديثاتها .
وحدة الاحصاء / المهام :
* اعداد الدراسات التي تطلبها الجامعة او الوزارة بصدد التعليمات الامتحانية وضوابط القبول والانتقال والنتائج الامتحانات النهائية في ضوء ما تقره مجالس الكليات .
* متابعة خطة القبول للجامعة في ضوء ما تقرره مجالس الكليات وللدراستين الصباحية والمسائية وتقديم الدراسات بصددها .
* تنظيم الاجتماعات وورش العمل التي ينفذها قسم شؤون الطلبة في مجالات التسجيل واللجان الامتحانية واعداد محاضرها .
* متابعة تقييم اداء منتسبي قسم شؤون الطلبة والتصديقات وفق استمارات تقييم الاداء السنوية الواردة من الجامعة .
الوحدات الادارية
اشارة الى الامر الاداري 2421 في 28/5/2009 الصادر من قسم شؤون الطلبة والتصديقات المتضمن تكليف مسؤولية الوحدات الادارية ضمن مفاصل الهيكل التنظيمي في قسم شؤون الطلبة والتصديقات ويشمل على ثلاثة وحدات واستعلامات :
وحدة السكرتارية:
* تنظيم وتنسيق ومتابعة اعمال بريد مدير القسم .
* تنظيم مواعيد المداولات والاجتماعات والزيارات .
* تنظيم توزيع البريد بعد عرضه على مدير القسم .
* تنظيم مقابلات الطلبة او ذويهم او الزائرين .
* تدقيق بريد مدير القسم قبل وبعد التوقيع .
وحدة الحاسبة الالكترونية / المهام :
* استلام المخاطبات الالكترونية الواردة من داخل وخارج العراق وتايد استلام البريد وتقديمها الى سكرتارية مدير القسم
* ارسال المخاطبات الصادرة عن القسم الى المؤسسات ذات العلاقة داخل وخارج العراق ومتابعة تايد استلام من الدوائر المعنية .
* متابعة تقرير برنامج حكومة المواطن الالكترونية .
* الاجابة على الاستفسارت الالكترونية في ضوء الضوابط وسياقات العمل في القسم .
وحدة المتابعة / المهام :
* متابعة تنفيذ البريد الوارد الى القسم من الوزارة والمؤسسات – داخل وخارج العراق– والجامعة والكليات .. الخ وكذلك الصادرة عن القسم .
* متابعة تنفيذ الكتب الرسمية المحددة بتوقيتات زمنية عاجلة .
* تقديم التقارير الاسبوعية عن انجاز تنفيذ البريد وحالات الغياب والتاخير في دوام منتسبي القسم ان حصل .
* متابعة احتياجات القسم من ( مواد استهلاكية وقرطاسية واجهزة كهربائية .. الخ ) حسب حاجة القسم واستحصال الموافقات الاصولية بصددها .
وحدة الارشيف / المهام :
* استلام البريد الوارد ( ورقيا و الكترونيا ) من داخل وخارج العراق بشكل يومي ووضع رقم وتاريخ وارد لكل مخاطبة
* ارسال المخاطبات الرسمية المنفذة من القسم ووضع ووضع رقم وتاريخ .
* تزويد البريد المركزي للجامعة بالمخاطبات المنجزة من القسم لغرض ارسالها الى الوزارة والجهات الاخرى .
* تخصيص رفوف في القسم لاستلام البريد المنجز الى الكليات .
* تفريق البريد واستنساخ الاوليات .
* استنساخ ملون للوثائق الطلوب تاييد صحة صدور المتخرجين من كليات الجامعة .
* ارشفة كافة ملفات المخاطبات الرسمية ( الواردة والصادرة ) وفق نظام المكتب الالكتروني .
* ارشفة المخاطبات الرسمية ( الورقية ) الواردة والصادرة وفق نظام المكتب الالكتروني .
* ارشفة المخاطبات الرسمية وحفظها في اظابير ورفوف مخصصة بذلك .
* جرى تخصص مكان الى لحفظ الملفات السنوات السابقة فضلاً عن الملفات المؤرشفة الكترونياً .
الاستعلامات / المهام :
* استقبال المراجعين من الطلبة والخريجين او ذويهم , والاجابة على استفسارتهم من خلال برنامج الاستعلام الالكتروني .